Missions principales

L'agence Morgan services Toulouse Sud recherche pour l'un de ses clients, un(e) assistant(e) de direction pour assister la direction dans ses missions administratives, organisationnelles et opérationnelles. Vous serez le lien central entre la direction, les services internes et les interlocuteurs externes.Vos missions principales s'articulent autour de la gestion administrative et du suivi des dossiers liés à l'activité de l'entreprise. Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des clients et des fournisseurs, ainsi que la gestion et la rédaction des courriers.Vous prendrez en charge la constitution et la mise en forme des dossiers de candidature et des dossiers de remise d'offres : renseignement des actes d'engagement, mise en forme des mémoires techniques, collecte de la documentation technique, élaboration des dossiers de références. Vous veillerez à la conformité réglementaire et législative des documents fournis.Vous participerez à la veille commerciale en assurant la revue des appels d'offres publics, la collecte d'informations sur les partenaires potentiels et la recherche de renseignements économiques.Dans le cadre du démarrage des chantiers, vous assisterez aux différentes déclarations administratives de travaux et procéderez à l'ouverture du dossier informatique de suivi d'affaire.Vous assurerez le suivi administratif des sous-traitants : gestion des déclarations et des agréments, rédaction des actes spéciaux en cas de paiement direct, élaboration des contrats de sous-traitance et mise en place d'un tableau de suivi par chantier.Vous prendrez en charge le classement et le suivi de tout type de document administratif (sous-traitance, correspondances clients, organismes tels que l'Inspection du travail et l'OPPBTP). Vous réaliserez la saisie des demandes d'intérim via Directskill, le suivi et la constitution des dossiers de certifications, ainsi que le dépôt et la mise à jour des documents administratifs sur les plateformes clients.Enfin, vous rédigerez et suivrez les titres d'habilitation, y compris les autorisations de conduite.

Profil recherché

Nous recherchons un profil doté d'au moins 5 ans d'expérience significative sur un poste similaire. Les profils débutants ne seront pas retenus.Le candidat doit posséder une formation en assistanat, secrétariat ou gestion administrative. Une solide maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie professionnelle, gestion d'agenda électronique) est indispensable.Le poste requiert une polyvalence et une excellente organisation. Le/la candidat(e) doit également démontrer une rigueur, une discrétion et un sens aigu de la confidentialité, tout en faisant preuve d'une bonne capacité de communication et d'adaptabilité pour collaborer avec les différents services et interlocuteurs externes.La connaissance du secteur du bâtiment sera un plus.